Большинство предпринимателей не устраивает уровень автоматизации бизнес-процессов.

Часто проекты автоматизации затягиваются на годы, или заканчиваются ничем в результате непонимания IT - специалистами какой результат должен быть получен.

Дело в том, что уровень описания технического задания со стороны предпринимателей недостаточен для реальной автоматизации бизнес-процессов.

Техническое задание от предпринимателя должно содержать алгоритм автоматизации.

Только в этом случае результат автоматизации будет соответствовать ожиданиям предпринимателя.

Кто должен разработать техническое задание с алгоритмом для IT?

Предприниматель или руководитель высшего звена должны сформировать алгоритм технического задания для IT. Часто это считается задачей менеджера среднего звена или IT - специалиста, что и приводит к отсутствию ожидаемого результата автоматизации.

Понимание что конкретно нужно автоматизировать IT-специалисту можно эффективно передать только через алгоритмы.

В процессе разработки алгоритма предприниматель/руководитель вынужден искать практические решения проблем бизнес-процесса.

Например, при автоматизации цепочек поставок, выбор частоты доставки в результате принятия решений по поставщикам, определение норматива оборачиваемости товарного запаса являются компетенцией предпринимателя/руководителя. Взаимосвязь этих и других логистических параметров создаёт алгоритм технического задания.

В дальнейшем после разработки алгоритма технического задания на автоматизацию требуется методологическое сопровождение, позволяющее IT-специалисту найти ответы на возникающие вопросы.

Нужно чётко осознавать, что процесс автоматизации меняет существующую систему управления: перераспределяется функционал, сокращается количество сотрудников, смещаются границы ответственности, корректируются KPI и т.д. Предприниматель/руководитель в данном случае выполняет роль инженера преобразований в бизнесе, создающего новую конструкцию управления компанией.

Главный финансовый результат автоматизации - рост выручки и положительного денежного потока, а не снижение затрат. Рост выручки происходит за счёт снижения ошибок, связанных с «человеческим фактором», рост денежного потока связан как ростом выручки, так и оптимизацией использования оборотного капитала.

Вообще, автоматизация играет ключевую роль в трансформации бизнеса, создающей новый жизненный цикл прибыльного роста компаний. Поэтому так важно максимальное  погружение предпринимателя/руководителя в процесс автоматизации бизнеса.

Часто бывает, что предприниматели с легкостью утверждают то, что главные бизнес-процессы автоматизированы, при этом в главных точках бизнес-процесса участвуют ответственные сотрудники, но не программный алгоритм. Или говорят, что бизнес-процессы оцифрованы наличием 1С или другого программного обеспечения. Все это показывает низкую вовлечённость предпринимателя/руководителя в проект автоматизации бизнес-процессов, а значит и неэффективность такой работы.

Необходимая и достаточная автоматизация - это 7-10 оцифрованных бизнес-процессов, где «человеческий фактор» сведён к минимуму. Меньшее количество автоматизированных бизнес-процессов в компании ведёт к застою бизнеса. Прибыльное масштабирование возможно когда автоматизировано 7(семь) и больше бизнес-процессов.

Критическими факторами успеха проекта автоматизации являются единая база данных и унифицированный справочник номенклатуры товаров/услуг. Предпринимателю важно определить какую базу данных оставить, чтобы синхронизировать остальные хранилища данных, которые использует компания.

Унификация справочника должна проводиться с помощью утверждённой архитектуры матрицы товаров/услуг, а также стандарта создания каждой номенклатуры.

Реальная цифровизация бизнеса невозможна без ведущей роли предпринимателя/руководителя компании, способного четко описать бизнес-процессы и алгоритмы автоматизации.